10/02/2016

Begeleiding webinars & meetings

Steeds meer organisaties, bedrijven en verenigingen maken gebruik van online vergaderfaciliteiten. Zeker sinds de Coronacrisis zijn online vergaderingen en webinars een welkome variant op fysieke bijeenkomsten. OnlineAble biedt organisaties ondersteuning bij het inrichten en uitvoeren daarvan.

Webinar of vergadering (meeting)
Er zijn ruwweg twee manieren om online groepen deelnemers met elkaar te laten overleggen: het webinar en de online meeting.

Bij een webinar kunnen zeer veel mensen tegelijk deelnemen. Maar slechts een beperkt aantal deelnemers (de zgn. panelleden) kunnen met camera en microfoon deelnemen. Panelleden kunnen ook presentaties laten zien, hun scherm delen en met elkaar in gesprek. De toehoorders (attendees) kunnen de sprekers zien en horen, maar zelf niet hun camera of microfoon aanzetten. Zij kunnen hun vragen stellen in de Q&A-box (questions and answers), de gewone chatbox, of hun hand opsteken. In dat laatste geval kan de gespreksleider (Host) toehoorders het woord (en eventueel ook beeld) geven.
Het webinar is vooral zinvol bij een groot aantal deelnemers (meer dan 50) of bij meer klassieke presentaties.

Bij een meeting of vergadering zijn alle deelnemers nagenoeg gelijkwaardig. Alle deelnemers kunnen met camera en microfoon deelnemen, presentaties laten zien en (als de gespreksleider dat toestaat) hun scherm delen. De gespreksleider heeft nog een aantal extra technische mogelijkheden (microfoons uitzetten, mensen toelaten/verwijderen uit de meeting, etc.). 
In een meeting zien de deelnemers elkaar (bij Zoom tot wel 49 personen per scherm) en is het makkelijker te reageren via chat, hand opsteken of microfoon. 
Deze variant is vooral wenselijk als je een beperkt aantal deelnemers hebt (maximaal 100) en veel interactie wilt.

OnlineAble modereert wekelijks webinars en meetings, en kan u helpen bij het organiseren (voorbereiding, hosting en ondersteuning) van uw online bijeenkomsten. Dat kan op drie manieren.

  1. Technische ondersteuning
  • Wij richten samen met u uw eigen Zoom-account in, zodat u zelf webinars en
    meetings kunt opzetten en verspreiden.
  • Wij richten uw webinar of meeting in binnen uw eigen Zoom-account, of via het account van OnlineAble als u zelf geen account wilt aanmaken.
  • Wij checken uw internetverbinding en geven advies hoe u de beste kwaliteit kunt bereiken.
  • Wij trainen u en uw sprekers in het gebruik van de webinar- en vergaderfuncties, zodat u ook zelfstandig aan de slag kan.
  • Wij zorgen dat u naderhand diverse rapportages krijgt over o.a. deelnemers en sprekers, chat en Q&A.
  1. Technische begeleiding (en voorbereiding)
  • Wij testen de bijeenkomst met u en uw sprekers, zodat iedereen weet hoe het er aan toe zal gaan. Daarbij instrueren wij de sprekers over het gebruik van camera, het delen van presentaties en schermen en het behandelen van vragen van de deelnemers
  • Wij geven advies hoe u de deelnemers informeert over de werkwijze tijdens uw bijeenkomst
  • Een van ons is (onzichtbaar) aanwezig bij uw bijeenkomst, begeleiden de sprekers en zorgen dat alles technisch vlekkeloos verloopt
  • Wij regelen de opzet en uitvoering van de breakout-sessies (subgroepen)
    Wij zorgen dat de opnames op tijd gestart en afgesloten worden en passen zo nodig de opname naderhand aan (knippen, voorzien van titulatuur, logo’s etc.).
  1. Moderatie
  • Een van ons is tijdens de bijeenkomst zichtbaar aanwezig als moderator. Wij houden de techniek in de gaten, instrueren de deelnemers over gebruik en werkwijze van het systeem
  • Wij treden op als voorzitter, zorgen dat sprekers worden geïntroduceerd en bedankt, modereren inhoudelijk de vragen van deelnemers, en begeleiden bij breakout-sessies.

Uiteraard is een combinatie van deze drie vormen mogelijk.

Meer weten? mail naar Machiel de Rooij